Acuerdo de encargo de datos

El contrato entre cada negocio y GroupDevs sobre los datos de los clientes: el negocio decide, GroupDevs los guarda y procesa solo para prestarle el servicio.

Vigente desde el 26 de octubre de 2026 · versión 2026-10-26.1

1. Partes y aceptación

Este acuerdo lo celebran el negocio que se registra en Manager Barber Shop (el responsable) y Jorge Correa, persona natural comerciante (nombre comercial GroupDevs) (el encargado). Se acepta por medio electrónico al crear cada negocio; el sistema guarda la fecha y la versión aceptada. Es el contrato de transmisión del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

2. Qué se encarga

El encargado guarda y procesa, por cuenta del responsable, los datos de los clientes y del equipo del negocio descritos en la política de tratamiento de datos, solo para prestar el servicio: agenda, reservas, cuentas de clientes, fotos del trabajo, caja, comisiones, reportes y respaldo.

3. Lo que se compromete a hacer el encargado

• Tratar los datos solo según las instrucciones del responsable, que son las que este da al usar el sistema, y nunca para fines propios, publicidad o venta.
• Mantener medidas de seguridad técnicas y administrativas razonables: cifrado en tránsito, claves cifradas, separación de los datos de cada negocio, control de accesos y copias de respaldo.
• Guardar confidencialidad, también después de terminado el servicio, e imponer la misma obligación a quien trabaje con él.
• Usar solo subencargados que ofrezcan protección adecuada. Hoy son:
  • Vercel Inc. (Estados Unidos): alojar la aplicación.
  • Prisma Data, Inc. (Estados Unidos y Unión Europea): la base de datos y el almacenamiento de las fotos.
  • Resend, Inc. (Estados Unidos): enviar los correos de recuperación de clave.
  Si se agrega otro, se publica aquí antes de usarlo.
• Ayudar al responsable a atender las consultas y reclamos de sus clientes dentro de los plazos de ley, y pasarle cualquier solicitud que le llegue directamente.
• Avisarle sin demora, y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes a conocerlo, cualquier incidente de seguridad que afecte los datos de sus clientes, con lo que se sepa del incidente y las medidas tomadas.
• Al terminar el servicio, permitirle descargar sus datos y borrarlos 30 días después, salvo obligación legal de conservarlos.

4. Lo que se compromete a hacer el negocio

• Tener una autorización previa, expresa e informada de cada cliente para tratar sus datos y tomarle fotos, y poder probarla. El sistema guarda la autorización cuando el cliente reserva o crea su cuenta, y la constancia cuando quien atiende registra un permiso para fotos. Si anota alergias o sensibilidades, que son datos de salud, debe tener la autorización expresa del cliente para ese dato y no condicionar el servicio a que lo dé.
• Pedir la autorización del padre, madre o acudiente para los datos y fotos de menores de edad.
• Informar a sus clientes quién es el responsable y cómo ejercer sus derechos. La política de datos de Manager Barber Shop sirve como base; el negocio puede tener la suya.
• Ingresar solo los datos necesarios y no guardar datos sensibles en las notas (las alergias van en su campo, con la autorización del cliente).
• Registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté obligado a hacerlo.
• Dar acceso solo a las personas de su equipo que lo necesitan y quitarlo cuando dejen de trabajar en él.

5. Duración

El acuerdo dura lo mismo que el uso del servicio por parte del negocio, más el tiempo necesario para devolver y borrar los datos.

6. Ley aplicable

Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos, y por los términos y condiciones del servicio.

Manager Barber Shop es un producto desarrollado por GroupDevs.